Почему передача дел: главный риск
Пока бухгалтер работает, многое держится у него в голове: какие платежи ещё не разнесены, с кем не сверились, какие остатки на складе «поправим потом». С его уходом это знание уходит вместе с ним.
Иброхим однажды принимал учёт у бухгалтера, который уходил из компании, и база 1С была заполнена не до конца, часть операций так и осталась «в процессе». Такие хвосты всплывают позже, чаще всего при проверке.
Что забрать до последнего рабочего дня
Составьте список и отметьте каждый пункт вместе с бухгалтером, пока он ещё на месте:
- Базу 1С (или другой программы): актуальную копию
- Доступы: кабинет налогоплательщика, Didox, банк-клиент, электронные ключи
- Список отчётов со сроками на ближайшие месяцы
- Акты сверки с основными контрагентами и налоговой
- Незакрытые вопросы: требования налоговой, споры, неоплаченные счета
- Кадровые документы: приказы, трудовые договоры и книжки
- Складские остатки по учёту и по факту
Что проверить сразу после
Забрать документы мало, нужно понять, в каком они состоянии. Сверьте расчёты с бюджетом в кабинете налогоплательщика с тем, что показывает 1С. Сравните складские остатки по учёту с фактическими. Проверьте, всё ли, что продано, прошло через учёт.
Если расхождения есть, лучше найти их сейчас, пока можно исправить уточнёнными расчётами, а не когда их найдёт проверка.
Как сделать, чтобы это не повторилось
Учёт не должен держаться на одном человеке. У аутсорсинговой компании нет декрета и пенсии: если меняется сотрудник, дела остаются внутри команды, а доступы у компании и у вас.
